Administratives Chaos? Nicht mit AbaWeb

Am 10. Dezember feiern wir den letzten IFJ-Jubiläumsanlass mit unserem Partner dem Business Solutions Profi ABACUS in St Gallen. ABACUS Gründer Claudio Hintermann wird in seinem Referat das Publikum in die mobile Welt von morgen entführen. Bevor wir in die Zukunft blicken, hat Manuel Ringger, IFJ AbaWeb Experte, die besten Tipps gegen administratives Chaos für uns.

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Manuel Ringger vom IFJ ist unser AbaWeb-Experte

Du hast bereits zahlreiche Jungunternehmen beim Start ins Abenteuer Unternehmertum begleitet. Was sind die untrüglichen Zeichen dafür, dass sich ein administratives Chaos anbahnt?
Manuel Ringger: «Die ersten Zeichen sind Aussagen wie: „Um die Buchhaltung kümmere ich mich, sobald das Geschäft läuft.“ Viele Unternehmer sind leider der Meinung, dass sie zu einem späteren Zeitpunkt (mehr) Zeit und Lust hätten, sich um die Buchhaltung zu kümmern - ein grosser Irrtum. Je länger man sich drückt, umso schlimmer wird es und die schnell geschriebenen, aber nicht sauber bearbeiteten Rechnungen entwickeln sich zum administrativen Chaos. Es scheint, als ob das Chaos im Verhältnis zu den Rechnungen exponentiell steigen würde.»

Zu Beginn stehen meist wenig finanzielle Mittel zur Verfügung und es liegt auf der Hand, dass Startups ihre Finanzen mit Excel – Tabellen zu regeln versuchen. Ab wann und warum kann das zum Problem werden?
«Das Problem ist nicht das Programm Excel, sondern die Unordnung. Wer eine sauber geführte Administration hat, was übrigens auch problemlos mit Excel und Word möglich ist und die Buchhaltung nicht selber machen möchte, kann seine Daten in chronologischer Reihenfolge einem Treuhänder übergeben. Dieser erledigt dann die Buchhaltung, allerdings meist zu einem Stundensatz von 150 bis 200 Franken. Je grösser nun aber die Unordnung, umso mehr Aufwand für den Treuhänder - da wächst nicht nur der Umsatz, sondern gleichermassen die Ausgaben für die Administration. Neben den hohen Folgekosten hat man mit einer chaotischen Buchhaltung zudem keine Chance seine Umsätze zu analysieren.»

Das IFJ und ABACUS sind Partner. Warum ist AbaWeb für Startups die ideale Lösung gegen das Durcheinander in der Administration und Kundenbewirtschaftung?
«Dank ABACUS steigen die Umsätze und die Zahl der geschriebenen Rechnungen, nicht aber der Aufwand. Im Gegenteil: Eine Rechnung kann innert 30 Sekunden komplett erstellt und gleichzeitig auch noch verbucht werden. Für diese Standardabläufe braucht man den Treuhänder dann nicht mehr – das macht das System. Statistiken werden automatisch geführt und stehen über Jahre für Vergleiche und Analysen zur Verfügung. Und da IFJ AbaWeb ein Online-Programm ist, muss man sich auch nicht um die Installation der Software oder um allfällige Updates kümmern. Einfach sorglos einloggen und loslegen.»

Was würdest du sagen: Ab welchem Zeitpunkt sollte ich mir zudem professionelle Unterstützung durch einen Treuhänder holen?
«Da die meisten Themen wie Buchhaltung, Mehrwertsteuer oder Sozialversicherungen bereits zu Beginn der unternehmerischen Tätigkeit relevant sind, lohnt sich ein erstes Treffen zum frühstmöglichen Zeitpunkt – das heisst, sobald die unternehmerische Idee konkret wird. Man kann das vielleicht mit einem Hauskauf vergleichen: Wenn ich mir ein Haus kaufen will, dann gehe ich auch vorsorglich zu meinem Bankberater, denn ich will wissen, wie der Kauf ablaufen wird und worauf ich achten soll oder muss. Denn habe ich das passende Objekt gefunden, muss es schnell gehen und ich habe keine Zeit mehr, mich mit dem Banker zu treffen und grundsätzliche Fragen zu klären.

Auf das Unternehmertum angewendet bedeutet dies: Man muss bereits von Anfang an auf die grossen Themen achten, auch wenn sie noch klein sind, denn nur so kann das Unternehmen gesund wachsen. Es gilt: Von einer Profi-Lösung wie AbaWeb kann ich immer problemlos auf Excel/Word umsteigen – aber umgekehrt wird es aufwendiger und man läuft Gefahr, relevante Daten zu verlieren.»

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